Komplexes Beschaffungswesen meistern: 5 Herausforderungen und bewährte Praktiken

Das Beschaffungswesen steht vor einer dynamischen Landschaft, die von vielfältigen, vielschichtigen Herausforderungen geprägt ist, die sich auf Strategie, Betrieb und langfristige Ziele auswirken. Die zunehmende Komplexität der globalen Märkte, die technologische Entwicklung, die Nachhaltigkeit und die sich verändernden Kundenerwartungen machen das Verständnis und die Bewältigung dieser Herausforderungen zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg.

In diesem Blog untersuchen wir die 5 wichtigsten Herausforderungen des modernen Beschaffungswesens, ihre Auswirkungen auf die Unternehmen und die wichtigsten Praktiken, um sie effektiv zu bewältigen.

Unterbrechung der Lieferkette

75 % der Unternehmen haben während und nach der COVID-19-Pandemie von Unterbrechungen der Lieferkette berichtet, die auf ein sich veränderndes Verbraucherverhalten, unbeständige Märkte und sich verändernde Lieferketten zurückzuführen sind. Führungskräfte in der Lieferkette müssen flexible, widerstandsfähige Antworten auf allgemeine Herausforderungen entwickeln, wie z. B.:

• Mangel an globaler Widerstandsfähigkeit
• Steigende Betriebskosten
• Bedenken hinsichtlich der Nachhaltigkeit
• Talent- und Qualifikationsdefizite
• Unflexible IT, Daten und Analytik

Beschleunigte Reaktionsmöglichkeiten und eine optimierte Planung der Versorgungskette sind erforderlich, um die Widerstandsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit angesichts der Instabilität zu gewährleisten. Folgende Maßnahmen sind zu ergreifen:

• Verbesserung der Lieferkettenplanung durch Einführung der Digitalisierung, Reform des Betriebsmodells und agile Netzwerke
• Einsatz datengesteuerter Technologien, um Echtzeitanpassungen an sich verändernde Bedingungen zu ermöglichen
• Förderung flexibler Wertschöpfungsketten, technologiegestütztes Risikomanagement und durchgängige Transparenz

Regulatorische Herausforderungen

Das Beschaffungswesen sieht sich mit einer komplexen Landschaft rechtlicher Herausforderungen konfrontiert, die sich auf jeden Aspekt der Lieferkette auswirken. Nach Angaben des Weltwirtschaftsforums entsprechen die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften im globalen Handel einem Zollsatz von 2 bis 3 % des gesamten Welthandels. Zu den neuen Herausforderungen gehören:

• Navigieren durch das Labyrinth internationaler Vorschriften und Zölle, um die Einhaltung von Vorschriften im globalen Handel durchzusetzen
• Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der GDPR der Europäischen Union zum Schutz sensibler Informationen in Beschaffungsprozessen
• Einhaltung von Nachhaltigkeitsvorschriften, um die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen
• Sicherstellung ethischer Arbeitspraktiken und Transparenz in der Lieferkette im Einklang mit den Vorschriften zur Bekämpfung von Ausbeutung
• Einhaltung branchenspezifischer Qualitäts- und Sicherheitsstandards, wie z. B. ISO-Zertifizierungen, zur Wahrung der Produktintegrität

Regulatorische Herausforderungen können die Prozesskomplexität, die Kosten und die Risiken erheblich erhöhen. Die Nichteinhaltung von Vorschriften birgt ihre eigenen Gefahren, mit negativen Folgen wie:

• Finanzielle und betriebliche Strafen
• Schädigung des Rufs
• Weitere Unterbrechungen in der Lieferkette

Die wirksame Durchsetzung der Compliance erfordert robuste Compliance-Strategien, umfassende Sorgfaltsprüfungen und eine kontinuierliche Überwachung, um die ständige Einhaltung der sich weiterentwickelnden Vorschriften zu gewährleisten. Identifizieren Sie Möglichkeiten, die Durchsetzung der Compliance durch die Einführung digitaler Tools und Technologien zu verbessern.

Kostenmanagement und Einsparungen

Kostenmanagement und Einsparungen sind für den Erfolg der Beschaffung von zentraler Bedeutung und erfordern strategische Ansätze zur Optimierung der Budgets und zur Steigerung der Effizienz.

Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die Ausgaben zu optimieren und gleichzeitig die Belastbarkeit und Nachhaltigkeit der Lieferkette zu erhalten. Zu den spezifischen Aufgaben gehören:

• Optimierung der Betriebskosten unter Beibehaltung von Qualität und Leistung
• Schwankende Lieferantenpreise und Verhandlungsdruck bewältigen
• Anpassung an volatile wirtschaftliche, geopolitische und Marktfaktoren, die sich auf die Preisgestaltung und Beschaffungsstrategien auswirken
• Effiziente Umsetzung umweltfreundlicher Beschaffungsmethoden und -praktiken, um Kosten zu minimieren und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen
• Effiziente Zuweisung von Beschaffungsbudgets und anderen begrenzten Ressourcen

Die folgenden Maßnahmen können die Prozessüberwachung, die Entscheidungsgeschwindigkeit und die Produktivität verbessern, um die Betriebskosten zu senken:

• Nutzung digitaler Tools zur Steigerung der Produktivität
• Strategische Beschaffung mit datenbasierter Entscheidungsfindung ermöglichen
• Genaue Bedarfsprognose mit datengesteuerten Tools
• Detaillierte Zusammenarbeit mit Lieferanten

Datensicherheit und Datenschutz

Datensicherheit und Schutz der Privatsphäre sind bei der Beschaffung zu einem wichtigen Thema geworden, da digitale Technologien und ihre Sicherheitsanforderungen in den Mittelpunkt des Geschäftsbetriebs rücken. Zu den wichtigsten Sicherheitsherausforderungen gehören:

• Sicherstellung der Vertraulichkeit von Lieferanten
• Regulierung der Verwendung personenbezogener Daten (PII)
• Bedrohungen der Cybersicherheit, die auf datengesteuerte Tools und Prozesse abzielen
• Verwaltung von Vorschriften zur Erfassung, Speicherung und Analyse von Daten im Inland
• Absicherung von Drittanbietern und Umgebungen mit besonderen Sicherheitsanforderungen (z. B. Cloud)

Suboptimale Datensicherheit kann zu Datenschutzverletzungen, Rufschädigung und kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen. Ergreifen Sie proaktive Maßnahmen in den folgenden Bereichen, um den Datenschutz zu verbessern:

• Implementierung einer stärkeren mehrstufigen Datenverschlüsselung
• Kartierung und Optimierung von Zugangspunkten und Kontrollen
• Führen Sie regelmäßige Sicherheitsaudits und Konformitätsprüfungen durch.
• Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf bewährte Sicherheitsverfahren