5 Schritte für Testing und Produktivitätssteigerung
Veröffentlicht am 14. Mai 2024
- Daten & Künstliche Intelligenz
- IT-Strategie & CTO-Beratung
Seit ein paar Monaten, d. h. seit Anfang September, nehmen lediglich 600 internationale Unternehmen im Rahmen des Early Access Program (EAP) an dem Pilotversuch des brandneuen Tools „Microsoft 365 Copilot“ von Redmond teil. Ein Pilotversuch, an dem sich 300 Beschäftigte pro Unternehmen beteiligen. Machen Sie sich bereit, einen Test zu starten und beste Ergebnisse zu erzielen!
Der mit Spannung erwartete Microsoft 365 Copilot stellt sich vor
Der Microsoft 365 Copilot (M365 Copilot) nutzt die generativen KI-Algorithmen (generative Artificial Intelligence, künstliche Intelligenz (KI)) von OpenAI (bekannt für ChatGPT und DALL-E) und verspricht eine verbesserte Erfahrung und höhere Produktivität für Beschäftigte an ihrem digitalen Arbeitsplatz. Zu den besonderen Funktionen gehören die Erstellung und Verbesserung von Inhalten in Word, die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen aus Dokumenten und Aufforderungen in natürlicher Sprache. Nicht zu vergessen gelten die automatischen Prognosen in Excel-Tabellen, nahtlos sortierte E-Mails in Outlook und perfekt zusammengefasste Teams-Meetings.
Perfekte Ergebnisse mit Microsoft 365 Copilot
Das Tool bietet zahlreiche Vorteile, wirft aber für Unternehmen, die es einsetzen, ebenso viele Fragen auf. Wie können Sie beispielsweise diese Pilotphase effektiv durchführen, um die Kosten von 30 US-Dollar pro Monat und Benutzer in der Zukunft zu rechtfertigen? Wie können Sie die Lösung einführen und gleichzeitig die Bedenken der einzelnen Benutzer berücksichtigen? Wie wählen Sie relevante Anwendungsfälle aus, um verschiedene Arten von Mitarbeitern zu bewerten?
Nehmen Sie am EAP teil oder freuen Sie sich auf eine Teilnahme bei einer der nächsten Wellen? Unten finden Sie fünf praktische Schritte zur erfolgreichen Nutzung der Vorteile der Pilotphase mit beträchtlichem Erfolgspotenzial:
Vor dem Start von M365 Copilot müssen Sie eine Reihe von technischen und funktionalen Anforderungen erfüllen. Zunächst einmal müssen Sie Copilot-Lizenzen erwerben (diese sind in der EAP-Testphase enthalten) und OneDrive-Accounts für Nutzer allgemein und dazu jeweils im Azure Active Directory aktivieren. Nicht vergessen: Copilot läuft nur, wenn Sie die neuste Outlook-Version für Windows installieren. Und schließlich ist der semantische Index des Tools unverzichtbar für höhere Leistung und eine bessere Nutzererfahrung. Diese Anfangsphase, in der die erforderlichen Voraussetzungen geschaffen werden, kann je nach Lage in Ihrem Unternehmen einige Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb ist Planung das A und O!
Vor allem müssen Sie eine möglichst breite Personengruppe für den Test von M365 Copilot auswählen. Das bedeutet, dass Sie einen breit gefächerten Pool von Mitarbeitenden benötigen, um die verschiedenen Bedürfnisse zu erfüllen. Dazu gehören: Ihr Führungsteam (und seine Assistenz), funktionsübergreifende Manager (Personalabteilung, Einkauf, Rechtsabteilung, Marketing usw.) und IT-Experten (CTO, Entwickler:innen, Supportmitarbeitende usw.), nicht zu vergessen die Mitarbeitenden der verschiedenen Geschäftsbereiche. Die Technik-Begeisterten sind natürlich wichtig, aber vergessen Sie auch die weniger technikaffinen Mitarbeiter:innen nicht, um möglichst viele Anwendungsfälle und umfangreiches Feedback zu erhalten.
Zwar lassen sich schnell ein paar Anwendungsfälle zur „Büroautomatisierung“ (z. B. individuelle Produktivität, Content-Erstellung und Zusammenarbeit) festlegen, weil diese von Microsoft wiederholt vorgestellt werden, jedoch müssen die Mitarbeitenden aktiv an Workshops teilnehmen. Warum? Um funktionsübergreifende und geschäftsspezifische Anwendungsfälle zu beleuchten.
Um keine Energie zu verschwenden und eine sinnvolle Beurteilung zu ermöglichen, sollte die Zahl der Anwendungsfälle für den Test am besten beschränkt werden. Außerdem ist es empfehlenswert, für Ihr Unternehmen ein Ranking dieser Fälle basierend auf dem Mehrwert zu erstellen, insbesondere bezogen auf Produktivität, Nutzererfahrung und Komplexität.
Mitarbeitende können der Nutzung einer so starken neuen Technologie manchmal zurückhaltend gegenüberstehen. Die Menschen brauchen Zeit, um sich anzupassen und zu entspannen; daher müssen Sie ihnen die Entwicklung von „Machenden“ zu „Prüfenden“ aufzeigen.
Sie müssen die Beschäftigten unbedingt für die Risiken von KI sensibilisieren – darunter Datenlecks, geistig träge Kollegen und schädliche Umweltauswirkungen – aber auch auf die Vorteile in Form von gesteigerter und erfolgreicher Produktivität. Darüber hinaus ist es unvermeidlich, dass eine transparente und vollständig regulierte AI von Gesprächen mit Personalvertretern und Rechtsabteilungen abhängt.
Um eine ordnungsgemäße Implementierung sicherzustellen, stellt Wavestone Arbeitsblätter mit „spezifischen Prompts für spezifische Ergebnisse“ bereit, die durch einen „Learning-by-doing“-Prozess ergänzt werden. Setzen Sie Live-Demoveranstaltungen für jedes Produkt, d. h. Word, Excel und PowerPoint an. Auf diese Weise können Sie die praktische Anwendung und die Vorteile der Produkte demonstrieren.
Gemeinsame Interessen können beim Aufbau einer Gemeinschaft von Pilotnutzern ebenfalls hilfreich sein; diese werden dann zu Botschaftern für eine größtmögliche Annahme des Tools und zur ständigen Weitergabe von Feedback.
Und noch ein letzter Punkt: Um den Ball ins Rollen zu bringen und das Engagement zu erhöhen, müssen Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Anders gesagt: Nutzen Sie Copilot zur Erstellung von Begleitmaterialien und versehen Sie sie mit Hinweisen wie „Powered by AI, checked by Humans“.
Sobald Ihr Pilotversuch angelaufen ist, müssen fortlaufend Daten zur Nutzerzufriedenheit, zur Annahme oder zum Einsatz des Tools sowie zu seiner Leistung gesammelt werden. Anhand dieser Informationen können Sie die Auswirkungen und die Relevanz von Copilot für alle getesteten Anwendungsfälle beurteilen und eine anstehende breiter angelegte Einführung optimieren.
Schlussfolgerung
Angesichts dessen, dass generative AI (generative KI) heute als glaubwürdiger Wegbereiter für eine unternehmensweite Transformation angesehen wird, bietet M365 Copilot mit seiner nativen Integration in Microsoft Office-Apps – eine Suite mit der die Mitarbeitenden bereits vertraut sind – einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.
Jetzt, da die Preise bekannt sind, verlagert sich der Schwerpunkt auf die Auswahl der relevantesten Beschäftigten für verschiedene Anwendungsfälle und auf die Gewährleistung des Änderungsmanagements, um Copilot genau für Ihr Unternehmen zu einem lohnenden Projekt zu machen.