Vertragshygiene: Die Kunst, Ihre Daten zum Strahlen zu bringen
Veröffentlicht am 18. März 2025
- Corporate Finance, Risikomanagement & Beschaffung
- Daten & Künstliche Intelligenz
Es gibt zahlreiche Gründe, warum die Digitalisierung Ihrer Verträge sinnvoll ist. Wenn wir jedoch einen besonders hervorheben müssten, wäre es die effiziente Nutzung Ihrer Vertragsdaten.
Denn Daten sind der wahre Schatz Ihrer Verträge – also bringen Sie sie zum Glänzen!
Warum sind Ihre Vertragsdaten so wertvoll?
Ihre Vertragsdaten sind von unschätzbarem Wert, da sie die gegenseitigen Verpflichtungen zwischen Ihnen und Ihren Kunden oder Lieferanten abbilden. Oft sehen wir uns jedoch gezwungen, unsere Verträge nur dann zu prüfen, wenn die Situation bereits angespannt ist oder gar in einem Rechtsstreit endet.
Doch die regelmäßige und einfache Verfügbarkeit Ihrer Vertragsdaten bietet zahlreiche Vorteile. Die effektive Steuerung und Einhaltung von Verpflichtungen bringt echten Mehrwert. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele aus unserer Kundenpraxis:
- Die korrekte Anwendung von Handelsrabatten während der gesamten Vertragslaufzeit, die oft an Meilensteine, Volumen oder andere Kriterien geknüpft sind.
- Die Sicherstellung, dass Service Level Agreements (SLAs) oder andere Verpflichtungen wie z. B. Abwicklungszeiten eingehalten werden.
- Die einfache Durchführung von Preisänderungs- oder Indexierungsklauseln und das Einhalten der festgelegten Termine für diese Anpassungen.
- Dies könnte für Sie als Kunde oder Lieferant Millionen von Euro an Einsparungen oder Umsätzen bedeuten.
Es ist eine Frage der beruflichen Hygiene. Ähnlich wie beim Zähneputzen, das Sie mindestens zweimal täglich tun und nicht erst, wenn jemand Sie darum bittet. Dabei suchen Sie nicht nach Ihrer Zahnbürste oder Zahnpasta, sondern wissen sofort, wo sie sind und wie Sie sie nutzen.
Die Idee, diese bewährte Praxis auf Vertragsdaten zu übertragen, ist verlockend, aber warum ist es dennoch nicht so einfach?
Um Ihre Vertragsdaten zum Strahlen zu bringen, müssen Sie einen Abgleich mit Ihren Betriebsdaten vornehmen
In den meisten Fällen müssen Vertragsdaten mit anderen betrieblichen Daten abgeglichen werden, um ihren vollen Wert zu entfalten. Oft kommen die größten Herausforderungen aus der operativen Seite des Unternehmens.
Auf der Vertragsseite gibt es verschiedene Digitalisierungslösungen, die die erforderlichen Daten bereitstellen.
Nehmen wir als Beispiel einen Rabatt, der an ein bestimmtes Volumen gebunden ist. Die Vertragsdaten umfassen dabei:
- Die Rabattstufen oder -bedingungen
- Die Sätze oder Preise, die für jede Stufe zugrunde gelegt werden
Diese Daten sind jedoch nur dann wirklich wertvoll, wenn es Ihnen gelingt, sie mit den tatsächlichen Beträgen abzugleichen, die im Laufe der Vertragslaufzeit anfallen. Diese offensichtliche Wahrheit ist jedoch oft leichter gesagt als getan, denn in vielen Fällen müssen die relevanten Daten in anderen Informationssystemen des Unternehmens gefunden werden.
Unsere empfohlenen Schritte:
Hierfür können Sie ein Vertragsmanagement-Tool wählen, mit dem Sie neue Daten aus Ihren Verträgen extrahieren können, sobald neue Anwendungsfälle identifiziert werden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun: Handelt es sich um „Metadaten“ oder „Attribute“ des Vertrags, haben Sie wahrscheinlich bereits automatisch Zugriff darauf. Falls nicht, können Sie eine KI-Engine einsetzen. In jedem Fall benötigen Sie ein Vertragsmanagement-Tool.
Würden Sie Ihre Weisheitszähne ohne Betäubung ziehen lassen? Sicherlich nicht. Genauso wenig sollten Sie die manuelle Extraktion Ihrer Daten in Erwägung ziehen – das wäre zu schmerzhaft, zeitaufwendig und kostspielig.
Diese Plattform kann Ihr Vertragsmanagement-Tool sein, aber je nach Ihrer IT-Architektur gibt es auch andere Alternativen, die ebenfalls eine effiziente Lösung bieten können.
Achten Sie darauf, dass parallel zu Schritt 1 auch die operativen Daten zugänglich sind. Oftmals sind bestimmte Informationen nicht sofort in den zentralen Informationssystemen verfügbar, sondern in isolierten, schwer zugänglichen Excel-Dateien gespeichert. Sobald diese Daten zugänglich sind, identifizieren Sie die relevanten Informationen und Systeme in Ihren Geschäftsanwendungen (wie Handel, Einkauf, Finanzen usw.).
Nachdem Sie die relevanten Daten identifiziert haben, können Sie darauf zugreifen und sie aus der Geschäftsanwendung extrahieren. Es ist verlockend, diese Daten bestmöglich zu nutzen und direkt mit einem Test zu starten. Warten Sie jedoch nicht zu lange, sondern denken Sie gleich darüber nach, wie Sie die Extraktion automatisieren können, um sie in den Alltag zu integrieren und zur Routine werden zu lassen.
Jetzt geht es darum, Ihre Vertragsdaten mit den Betriebsdaten abzugleichen und eventuelle Abweichungen zu identifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell und gezielt auf Diskrepanzen zu reagieren und die Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen zu überwachen.
Jede Abweichung bietet die Möglichkeit, gezielte Abhilfemaßnahmen zu ergreifen und Ihre vertraglichen Verpflichtungen sowie die Ihrer Kunden oder Lieferanten im Griff zu behalten. Oft lassen sich diese Maßnahmen sogar automatisieren und zu einer regelmäßigen, effizienten Routine machen.
Die wahre Herausforderung bei dieser Methode liegt darin, die Zeit für den letzten Schritt optimal zu nutzen – die Analyse und das Verständnis der Abweichungen. Nur so können Sie relevante Abhilfemaßnahmen zur richtigen Zeit ergreifen und effektiv umsetzen.
Der Schlüssel zum Erfolg: Der Analyse und Korrektur Vorrang einräumen
Das ultimative Ziel dieses Ansatzes ist es, so viel Zeit wie möglich für den letzten Schritt, nämlich die Analyse und das Verständnis der Abweichungen, aufzuwenden, damit Korrekturmaßnahmen effektiv und zum richtigen Zeitpunkt ergriffen werden können.
Wie Wavestone Ihnen helfen kann
Alle diese Schritte beinhalten Dimensionen, bei denen Wavestone Sie unterstützen kann:
- Organisation (Wer führt diese Aktivitäten durch?)
- Prozess (Wer macht was und wann?)
- Werkzeuge (Vertragsmanagement, Informationssysteme, Geschäftsanwendungen, IT-Architektur)
- Projektmanagement
- Übernahme neuer Arbeitsweisen (Sowohl intern als auch extern bei Ihren Kunden oder Lieferanten)
Autor/in
-
Franck Levy
Partner – Frankreich, Paris
Wavestone
LinkedIn