Nachhaltige Einsparungen mit FinOps: eine erfolgreiche Transformationsgeschichte
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Senkung der IT-Kosten zur Steigerung der Rentabilität
Der CIO und der VP für Infrastrukturdienste eines globalen Dienstleistungsunternehmens standen vor der Herausforderung, die IT-Kosten zu senken, um die Rentabilität des Unternehmens nachhaltig zu verbessern. Die Ausgaben für IT waren außer Kontrolle geraten, und die Stakeholder forderten schnelle Maßnahmen, um wieder Transparenz und Kontrolle über die Kosten zu gewinnen.
Besonders herausfordernd war dabei die Tatsache, dass etwa die Hälfte der IT-Kosten direkt den Geschäftsbereichen zugeordnet war. Dies machte es umso wichtiger, einen klaren und strukturierten Prozess einzuführen, der allen Beteiligten Transparenz bietet und eine effektive Kostenkontrolle ermöglicht.
Das Team von Wavestone wurde mit einer umfassenden Analyse der IT-Infrastruktur des Unternehmens beauftragt. Ziel war es, folgende Maßnahmen umzusetzen:
- Schnelle Identifikation kurzfristiger Einsparpotenziale, um sofortige Ergebnisse zu erzielen
- Erschließung langfristiger Kostensenkungsmöglichkeiten, um nachhaltige Effizienzgewinne sicherzustellen
- Einführung von FinOps, um dem Kunden Echtzeit-Transparenz und Kontrolle über sämtliche IT-Kosten zu ermöglichen
- Verankerung des Ansatzes im Unternehmen, damit die erzielten Einsparungen dauerhaft Bestand haben.Den Ansatz im Team des Kunden zu verankern, damit die Einsparungen nachhaltig und langfristig bestehen bleiben
Identifikation der IT-Kostenursprünge
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, die Verursacher der IT-Kosten zu identifizieren. Ein erheblicher Teil der Kosten wurde von den Geschäftsbereichen des Unternehmens generiert, doch die IT-Abteilung hatte keine klare Übersicht darüber, wem diese Kosten zuzuordnen waren. Diese „unklaren“ Kosten blieben also „in der Schwebe“ und mussten letztlich von der IT-Abteilung getragen werden.
Das Kernproblem lag in der fehlenden Kennzeichnung der Kosten. Der Kunde war darauf angewiesen, dass die Geschäftsteams ihre Ausgaben korrekt markieren, um sie den jeweiligen Verantwortlichen zuordnen zu können. Zu Beginn des Projekts waren jedoch nur 10–15 % der Ressourcen korrekt gekennzeichnet – und selbst diese Markierungen waren in den meisten Fällen fehlerhaft.
Hinzu kam das Fehlen einheitlicher Standards für Namenskonventionen oder Richtlinien zur korrekten Markierung und Verrechnung der Kosten. Infolgedessen musste das sogenannte Recharge-Team jeden Monat eine Woche damit verbringen, die Kosten manuell den richtigen Eigentümern zuzuweisen. Dieser Prozess war nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Fehler.
Durch die langwierige manuelle Zuweisung erhielten die Geschäftsbereiche erst nach mehr als einem Monat einen Überblick über ihre tatsächlichen Ausgaben – oft zu spät, um rechtzeitig auf Budgetüberschreitungen reagieren zu können.
Lösungen und Ansätze: Verstehen des aktuellen Ausgabenniveaus & Implementierung von Kontrollmechanismen
August – Dezember 2023
In der ersten Projektphase war es entscheidend, die bestehenden Strukturen des Kunden gründlich zu analysieren und Einsparpotenziale zu identifizieren. Das Team musste zudem ermitteln, welche Maßnahmen für eine effektive Kostenkontrolle erforderlich waren. Um die Wirksamkeit des Ansatzes zu demonstrieren, lag der Fokus zunächst auf der Realisierung schneller Einsparungen. Hierzu wurde die gesamte Infrastruktur des Kunden einer umfassenden Prüfung unterzogen und der Ist-Zustand evaluiert.
Dezember 2023 – Juli 2024
Zur Lösung des Problems mangelnder Kostentransparenz entwickelte und implementierte das Team eine Strategie sowie Richtlinien und Standards für die Kostenkennzeichnung in der Azure-Cloud-Umgebung.
Januar 2024 – Juli 2024
Das Wavestone-Team unterstützte den Kunden bei der Auswahl und Einführung eines FinOps-Tools (Apptio CloudAbility) zur Überwachung der Ressourcennutzung und zur Erstellung von Echtzeitberichten über die Kosten. Dies ermöglichte den Verantwortlichen, die Ausgaben jederzeit einzusehen, anstatt einen Monat auf die Informationen warten zu müssen. Das Tool diente auch der Erstellung von Umlageberichten, um eine faire und zeitnahe Zuweisung aller Kosten an die richtigen Geschäftsbereiche sicherzustellen.
Ergebnisse: Das IT-Team gewinnt Kontrolle über die IT-Kosten
Das Projekt demonstrierte den Mehrwert von FinOps deutlich. Es übertraf die Erwartungen des Kunden und erzielte jährliche Einsparungen von über 1 Million USD.
- Schnelle Einsparungen: Das Team erfüllte die Anforderung, rasch Einsparpotenziale zu identifizieren. Bis zum 31. Oktober 2023 wurden jährliche Einsparungen von 40.000 USD ermittelt und bereits monatliche Einsparungen von 3.000 USD realisiert.
- IT-Kostenverantwortung in Unternehmensteams: Wavestone erarbeitete und implementierte Richtlinien und Standards für die gesamte Azure-Cloud-Umgebung. Bis Juli 2024 erreichte das Team eine 90-prozentige Konformität bei den Geschäftsnutzern.
Wir freuen uns, dass die IT-Investitionen nun optimiert und strategisch auf die Geschäftsziele ausgerichtet sind, wodurch ein klarer Weg für nachhaltige Kosteneffizienz und operative Exzellenz geschaffen wurde.
Mit der Einführung von Echtzeit-Transparenz und -Kontrolle über die IT-Kosten verfügt der Kunde nun über einen nachhaltigen Rahmen für das laufende Kostenmanagement. Der erfolgreiche Einsatz des Apptio CloudAbility-Tools und die Einrichtung eines speziellen FinOps-Teams haben es dem Kunden ermöglicht, die Azure-Cloud-Ausgaben streng zu kontrollieren und damit die Gesamtrentabilität zu steigern.