Des économies durables grâce à FinOps : l’histoire d’une transformation réussie
- Stratégie IT & Conseil au CTO
- Transport, voyage et logistique
Réduire les coûts informatiques pour accroître la rentabilité
Le DSI et le vice-président des services d’infrastructure d’une organisation mondiale de services devaient réduire leurs coûts informatiques pour aider l’entreprise à accroître sa rentabilité.
Les parties prenantes du client souhaitaient rapidement mettre en place des processus pour s’assurer qu’ils pouvaient garder le contrôle des coûts informatiques.
Cela s’est avéré particulièrement difficile car environ la moitié des coûts étaient supportés par les fonctions commerciales. Il était donc essentiel de mettre en place un processus permettant à tous les utilisateurs d’avoir une visibilité sur ces coûts disparates et de les contrôler.
L’équipe de Wavestone a été chargée de procéder à un examen complet de l’infrastructure IT :
- Identifier rapidement les économies à court terme
- Identifier les économies à plus long terme
- Donner au client une visibilité et un contrôle en temps réel de tous les coûts informatiques grâce à FinOps
- Intégrer l’approche dans l’équipe du client afin que les économies soient durables
Identifier l’origine des coûts informatiques
L’une des principales difficultés était l’absence de visibilité sur la source des coûts informatiques de l’entreprise. L’équipe IT devait prendre en charge ces coûts et en assumer la responsabilité.
Le « tagging » des coûts était au cœur du problème. Le client avait besoin que les équipes commerciales tague les bonnes personnes à l’origine de ces coûts. Au début du projet, seules 10 à 15 % des sources étaient taguées, et la plupart d’entre elles étaient incorrectes.
De plus, il n’existait pas de convention d’appellation standard sur la manière dont les tags devaient être appliqués ou sur la manière de refacturer les coûts.
L’équipe chargée de refacturer les coûts devait passer une semaine par mois à attribuer manuellement les coûts aux personnes responsables, ce qui non seulement demandait beaucoup de travail, mais était également source d’erreurs.
En raison du temps nécessaire à l’affectation des coûts, les secteurs d’activité ne se sont rendu compte de leur dépassement qu’un mois plus tard, et il était alors trop tard pour prendre des mesures.
Comprendre le niveau actuel des dépenses et comment mettre en place des contrôles
Août – décembre 2023
Au cours de cette première phase du projet, il était essentiel de comprendre l’organisation actuelle du client et d’identifier les domaines dans lesquels des économies pouvaient être réalisées.
L’équipe Wavestone devait être en mesure d’identifier des économies rapides afin de démontrer que cette approche pouvait effectivement faire économiser de l’argent au client.
Janvier 2024 – juillet 2024
L’équipe de Wavestone a également aidé le client à sélectionner un outil FinOps “Apptio Cloud Ability” pour surveiller l’utilisation des ressources et fournir des rapports en temps réel des dépenses. Cela a permis aux personnes responsables de voir combien elles dépensaient à tout moment, au lieu de devoir patienter un mois pour obtenir cette visibilité.
L’outil a aussi été utilisé pour générer des rapports de refacturation afin de s’assurer que tous les coûts étaient équitablement et rapidement attribués aux différents secteurs d’activité.
Résultats : des coûts informatiques sous contrôle
Le projet a démontré la valeur significative que FinOps peut apporter en dépassant les attentes du client et en réalisant plus d’un million de dollars par an d’économies.
- Économies rapides : L’équipe Wavestone a été en mesure de répondre à la demande d’identification d’économies rapides : au 31 octobre 2023, elle avait identifié des économies potentielles de 40 000 dollars par an et avait déjà atteint des économies mensuelles de 3 000 dollars.
- Responsabilité des coûts IT dans les différentes équipes : Wavestone a créé et mis en œuvre une politique et des standards dans l’ensemble de l’environnement Azure. L’objectif est d’atteindre un taux de conformité de 90 % pour les collaborateurs d’ici juillet 2024.
Nous sommes heureux de constater que les investissements informatiques sont désormais optimisés et stratégiquement alignés sur les objectifs du client, ce qui ouvre la voie à une rentabilité durable et à l’excellence opérationnelle.
En mettant en place une visibilité et un contrôle en temps réel des dépenses IT, le client dispose désormais d’un cadre durable pour la gestion continue des coûts. Le déploiement réussi de l’outil Apptio Cloud Ability et la mise en place d’une équipe FinOps dédiée ont permis au client de maintenir un contrôle strict sur les dépenses liées au Cloud Azure, améliorant ainsi la rentabilité globale.