L’hygiène contractuelle : bien brosser ses données pour un sourire sans faille
Publié le 19 mars 2025
- Data & Intelligence artificielle
- Finance, RH, Risques & Achats
Il existe de nombreuses raisons qui peuvent vous motiver à digitaliser vos contrats. Si nous devions en choisir une, cela serait l’exploitation de vos données contractuelles. Les données sont la richesse de vos contrats, faites-les briller !
Pourquoi vos données contractuelles sont-elles si précieuses ?
Vos données contractuelles sont précieuses car elles sont le reflet de vos engagements réciproques avec vos clients ou vos fournisseurs. Nous avons trop souvent l’habitude de ne consulter nos contrats que lorsque la situation se tend voire dégénère en litige.
Or, il existe de nombreux bénéfices à disposer régulièrement et facilement de ses données contractuelles. Piloter et respecter ses engagements apporte beaucoup de valeur. Voici quelques exemples rencontrés chez nos clients :
- Faciliter la correcte application des remises commerciales tout au long de la vie du contrat, souvent conditionnées à l’atteinte de paliers, volumes, etc.
- S’assurer que les SLAs (Service Level Agreements) ou autres engagements tels que les délais de règlement sont respectés
- Exécuter sans difficultés les clauses de révision ou d’indexation des prix et respecter les dates prévues pour ces révisions
Vous pourriez réaliser ou économiser plusieurs millions d’euros si vous êtes client ou fournisseur.
C’est une hygiène de vie professionnelle. Quand, par exemple, vous vous lavez les dents, vous le faites au moins 2 fois par jour et non lorsque quelqu’un vous le demande. Et lorsque vous le faites, vous ne cherchez ni votre brosse à dents, ni votre dentifrice, vous savez tout de suite où ils se trouvent et comment les utiliser.
L’idée de répliquer cette bonne pratique aux données contractuelles est séduisante alors pourquoi n’est-ce pas aussi simple ?
Pour faire briller vos données contractuelles, alignez-les sur vos données opérationnelles.
Dans la majorité des cas, la donnée contractuelle nécessite d’être rapprochée à d’autres données opérationnelles pour être pleinement valorisée. Bien souvent, les difficultés proviennent des opérations.
Côté contrat, il existe plusieurs solutions de digitalisation qui permettent de disposer des données requises.
Prenons l’exemple simple d’une remise conditionnée à un volume. Les données contractuelles seront :
- Les paliers ou conditions de remises
- Les taux ou prix retenus pour chaque palier
Ces données n’auront de la valeur que si vous réussissez à les rapprocher des montants réellement engagés au cours de la vie du contrat. Or cette affirmation qui semble une évidence n’est pas simple à mettre en œuvre car elle nécessite, souvent, de trouver ces données dans les autres systèmes d’information de l’entreprise.
7 étapes pour une gestion efficace de vos données contractuelles
Pour ce faire, vous pouvez choisir un outil de contract management. Cela vous permettra d’extraire les nouvelles données de vos contrats à mesure de l’identification de nouveaux cas d’usage.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Si ce sont des « métadonnées » ou « attributs » du contrat, vous y avez probablement accès automatiquement.
- Si ce n’est pas le cas, vous pouvez utiliser un moteur d’intelligence artificielle.
Dans tous les cas, un outil de contract management est nécessaire. Feriez-vous extraire vos dents de sagesses sans anesthésie ? Non. Il en est de même pour une extraction manuelle de vos données qui serait bien trop douloureuse, laborieuse et coûteuse.
Cette plateforme peut être votre outil de contract management mais des alternatives sont possibles selon votre architecture IT.
En parallèle de l’étape 1, assurez-vous que les données opérationnelles sont bien disponibles. Il arrive que certaines informations ne soient pas immédiatement disponibles dans un système d’information mais stockées dans des fichiers Excel indépendants et difficiles d’accès. Lorsqu’elles sont disponibles, identifiez les données et les systèmes d’information concernés dans vos applications métiers (commerce, achat, finance, etc).
Lorsque vous avez identifié ces données, vous pouvez en disposer et les extraire de l’application métier. Pour les utiliser au mieux, vous serez tentés de commencer par un test. Néanmoins, n’attendez pas pour réfléchir aux possibilités d’automatisation de l’extraction afin de transformer cette opération en routine.
Il ne vous reste plus qu’à comparer vos données contractuelles à vos données opérationnelles et en déduire les écarts éventuels.
Pour chaque écart, vous avez l’opportunité de mener des actions de remédiation et de maîtriser vos engagements comme ceux de vos clients ou fournisseurs. Vous pourrez, bien souvent, les automatiser et en faire une routine régulière hygiénique.
Tout l’enjeu de cette méthode consiste à maximiser le temps passé sur la dernière étape, donc sur l’analyse et la compréhension des écarts pour réaliser des actions de remédiation pertinentes et menées au bon moment.
La clé du succès : donner la priorité à l’analyse et à la correction
Le but ultime de cette approche est de consacrer le plus de temps possible à la dernière étape, à savoir l’analyse et la compréhension des écarts, afin que les mesures correctives puissent être prises efficacement et au bon moment.
Comment Wavestone peut vous aider
Toutes ces étapes comportent des dimensions dans lesquelles Wavestone peut vous aider :
- Organisation (qui mène ces activités ?)
- Process (qui fait quoi et à quel moment ?)
- Outils (contract management et systèmes d’informations / applications métiers, architecture IT)
- Gestion de projet
- Adoption à de nouveaux modes de fonctionnement (en interne comme en externe chez vos clients ou fournisseurs)
Auteur
-
Franck Levy
Partner – France, Paris
Wavestone
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