Microsoft 365 Copilot :
5 étapes pour réussir votre expérimentation
Publié le 14 mai 2024
- Data & Intelligence artificielle
- Stratégie IT & Conseil au CTO
Depuis début septembre, seules 600 grandes entreprises dans le monde ont accès pour quelques mois en Early Access Program (EAP) au nouvel outil « Microsoft 365 Copilot » de la firme de Redmond pour 300 de leurs collaborateurs. Préparez-vous dès maintenant à en tirer le meilleur parti.
Microsoft 365 Copilot, une technologie aux promesses nombreuses
Basé sur les algorithmes d’Intelligence Artificielle générative d’OpenAI (ChatGPT, DALL-E…), M365 Copilot a pour promesse d’améliorer l’expérience et la productivité des employés au sein de leur environnement digital de travail : rédiger et améliorer le contenu dans un texte sur Word, générer des présentations PowerPoint depuis des documents ou des demandes en langage naturel, faire des projections automatisées depuis des tableaux de données dans Excel, voire encore trier les emails dans Outlook ou résumer des réunions depuis Teams.
Microsoft 365 Copilot, réussir votre pilote avec méthode
Les bénéfices attendus sont nombreux, mais les questions qui se posent pour les entreprises concernées le sont tout autant : comment assurer sur ce pilote un déploiement efficace qui permettra de justifier l’investissement à long terme (30$/mois/utilisateur) ? Comment faire adopter la solution en prenant en compte les inquiétudes de certains utilisateurs ? Comment choisir les bons cas d’usage à évaluer pour chaque population ?
Vous faites partie de l’EAP, ou envisagez d’intégrer les prochaines vagues ? Nous vous proposons cinq étapes concrètes pour tirer le maximum de ce pilote, et pourquoi pas faire un succès :
Avant d’envisager la mise en œuvre de Microsoft 365 Copilot, plusieurs prérequis techniques et fonctionnels doivent être établis. En premier lieu, il s’agira notamment d’acquérir des licences Copilot (incluses dans la phase de test, dite « EAP »), d’activer les comptes OneDrive pour tous les utilisateurs, et de s’assurer que chaque compte est basé sur Azure Active Directory. De plus, il est impératif d’installer la dernière version d’Outlook pour Windows. Enfin l’activation de l’index sémantique est un incontournable pour optimiser l’efficacité de l’outil et améliorer l’expérience utilisateur. Selon la situation de votre entreprise au démarrage du pilote, cette phase de prérequis peut prendre un certain temps : il est donc important de l’anticiper.
Il est crucial d’identifier un groupe représentatif pour tester Microsoft 365 Copilot de la façon la plus complète possible. Ce groupe doit ainsi être composé d’une diversité de profils couvrant vos différents besoins : des membres de la Direction (et leurs assistant.e.s), des fonctions transverses (RH, Achats, Juridique, Marketing…), des collaborateurs de l’IT (DIS, développeurs, support…) et surtout des employés issus des différents Métiers. Il est important d’inclure des technophiles comme des moins technophiles, le but étant de couvrir le maximum de cas d’usage et d’obtenir des retours d’expérience variés.
Si certains cas d’usages « bureautiques » sont vite identifiés (efficacité individuelle, génération de contenu, collaboration…), car mis en avant de façon récurrente par Microsoft, il est essentiel d’impliquer activement les collaborateurs à travers des ateliers afin de mettre en lumière les cas d’usage transverses et Métiers.
Pour ne pas disperser les efforts et assurer une évaluation pertinente, il est conseillé de limiter le nombre de cas d’usage à tester et de les prioriser en fonction de leur valeur ajoutée pour votre entreprise, que ce soit en termes de productivité ou d’expérience, et de leur complexité d’évaluation.
L’introduction d’une technologie aussi puissante peut générer des réticences chez vos collaborateurs. Il est donc essentiel d’acculturer et de décomplexer, en présentant l’évolution de leur rôle de « maker » à celui de « checker ».
Il est crucial de sensibiliser aux risques associés à l’utilisation de l’IA, tels que les fuites de données, la paresse intellectuelle ou encore l’impact écologique, mais également de mettre en avant les réussites et les gains de productivité obtenus grâce à celle-ci. A noter également que des discussions avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP) et les équipes juridiques devront sans doute avoir lieu pour assurer une intégration transparente et réglementée de l’IA.
Pour une mise en action efficace, Wavestone propose par exemple des fiches de type « Quel prompt pour quel résultat ? », à coupler avec une approche pédagogique basée sur l’apprentissage par la pratique. Enfin, organiser des sessions de démonstration en direct pour chaque produit (Word, Excel, PowerPoint…) permettra d’illustrer concrètement leur utilisation et les bénéfices associés.
Il pourra aussi être intéressant de créer une émulation collective à travers une communauté de vos utilisateurs pilotes, véritables ambassadeurs pour maximiser l’adoption et la remontée de retours en continu.
Enfin il est recommandé de montrer l’exemple pour lancer la dynamique et booster l’adoption en utilisant Copilot pour générer des supports d’accompagnement, en les identifiant par exemple avec un label du type « Powered by IA checked by Human».
Enfin, une fois le pilote en place, il est essentiel de recueillir en continu des données sur la satisfaction des utilisateurs, le taux d’adoption et la performance de l’outil. Ces informations permettront d’évaluer l’impact et la pertinence de Copilot sur l’ensemble des cas d’usages testés, et d’optimiser le potentiel déploiement à grande échelle qui suivra.
En conclusion
A l’heure où l’IA générative émerge comme un levier crédible de transformation des entreprises, M365 Copilot dispose d’un réel avantage significatif en s’intégrant nativement à une suite de produits déjà bien adoptés par les collaborateurs.
Aux vues des tarifs annoncés, reste maintenant à déterminer pour quelles populations ce nouvel outil sera le plus pertinent en termes de cas d’usages, et à se concentrer sur l’accompagnement au changement pour en faire une réelle opportunité pour votre entreprise.